Microsoft 365 er langt mere end Word, Excel og Outlook. Alligevel oplever vi hos Zentura, at mange virksomheder kun udnytter en lille del af de værktøjer, de allerede betaler for.
Her guider vi jer igennem de funktioner og vaner, der kan gøre den største forskel i jeres hverdag.
Teams er mere end videomøder
Microsoft Teams er omdrejningspunktet for moderne samarbejde – men mange bruger det kun til møder. Prøv at:
- Oprette kanaler pr. projekt i stedet for at sende mails frem og tilbage
- Fastgøre vigtige filer i kanalens faner for nem adgang
- Bruge @mentions til at sikre, at de rette personer ser vigtige beskeder
- Integrere apps som Planner, OneNote eller jeres CRM direkte i Teams
SharePoint og OneDrive – stop med at maile filer
En af de mest effektive ændringer, I kan foretage, er at stoppe med at sende filer som vedhæftninger. I stedet:
- Gem filer i SharePoint eller OneDrive
- Del links i stedet for kopier
- Samarbejd i realtid direkte i dokumentet
- Brug versionering til at spore ændringer
Dette eliminerer "final_final_v3.docx"-problemet og sikrer, at alle altid arbejder i den nyeste version.
Automatisér rutineopgaver med Power Automate
Mange tidskrævende manuelle processer kan automatiseres med Power Automate, som er inkluderet i de fleste Microsoft 365-licenser. Eksempler:
- Automatisk godkendelse af ferieansøgninger
- Notifikationer når vigtige filer opdateres
- Automatisk arkivering af mails fra bestemte afsendere
- Overførsel af data mellem systemer
Beskyt jeres data med Compliance-værktøjer
Microsoft 365 inkluderer værktøjer til databeskyttelse, som mange ikke kender til:
- Sensitivity labels til at klassificere og beskytte dokumenter
- Data Loss Prevention (DLP) til at forhindre utilsigtet deling af følsomme data
- Retention policies til automatisk opbevaring og sletning efter regler
Mål jeres adoption med Adoption Score
Microsoft stiller Adoption Score til rådighed, som viser, hvordan jeres organisation bruger Microsoft 365. Brug det til at:
- Identificere underudnyttede værktøjer
- Sætte mål for bedre udnyttelse
- Dokumentere fremgang over tid
Næste skridt
Den bedste måde at komme i gang på er at vælge ét område og fokusere på det. Start f.eks. med at flytte et enkelt teams filhåndtering til SharePoint, og byg videre derfra.
Hos Zentura hjælper vi virksomheder med at få fuld værdi af deres Microsoft 365-investering – fra opsætning og migrering til træning og løbende optimering.